Furniture

Het inrichten van een hybride werkomgeving

Hybride werken

Het inrichten van een hybride werkomgeving

Het is de verwachting dat na de zomer zullen mensen deels terugkeren naar kantoor. Toch zullen veel organisaties blijvende veranderingen over houden aan de afgelopen periode van enkel thuiswerken. Zo lijken veel bedrijven en instanties over te gaan op een vorm van hybride werken. Daarbij wordt er mogelijk gekeken naar lange termijn oplossing voor zowel de geschikte inrichting van de thuiswerkplek als de inrichting van het kantoor.
Veel organisaties kunnen de zomer gaan benutten op zich op deze nieuwe manier van werken voor te bereiden. Daarbij zullen er genoeg ruimtes moeten worden ingericht waar mensen makkelijk fysiek bij elkaar kunnen komen. Er kan onderscheid gemaakt worden in verschillende zones:

1. De interactie-zone: Verbinding & interactie

De meeste thuiswerkers zijn toe meer contact met collega’s. Zo missen veel medewerkers de sociale interactie tijdens het thuiswerken. In de interactie-zone kunnen medewerkers met elkaar bijpraten en de connectie met de organisatie en het team onderhouden. Daarom draait het in deze zones om de gezelligheid en de sociale interactie. Zo vormt het gevoel ergens bij te horen, bij een groep (met een eigen cultuur), een belangrijk onderdeel van werken. Door het plaatsen van multifunctioneel en comfortabel zit-sta meubilair, kan er een huiselijke en toch dynamische sfeer in deze zone gecreëerd worden.

2. De Concentratie-zone: focus ruimten

De voornaamste reden waarom mensen graag thuiswerken heeft te maken met concentratie. Zo is er uit meerdere onderzoeken gebleken dat er een aanzienlijke positieve impact van hogere productiviteitsscores is. Dit heeft grotendeels te maken met individuele focusactiviteiten.

In de focus ruimte is akoestiek en stilte het meest belangrijk. In tegenstelling tot de kantoor tuin staat de concentratie ruimte in het teken van rust en focus. Daarom zouden dergelijke ruimtes geschikt gemaakt moeten worden voor medewerkers om zich in deze zone terugtrekken. Gericht werken in een geluidsarme omgeving kan mogelijk gemaakt worden door het wegnemen van omgevingsgeluid en nagalm. De Concentratie zone zorgt voor een stijging in productiviteit en stimuleert de focus van werknemers. Zo zijn er verschillende oplossingen met ruimtes die afgesloten kunnen worden zoals phone boxen en meeting cubes. Verder kan er meer rust en flexibiliteit op de (open) werkvloer gecreëerd worden d.m.v. activity-based zones in de ruimte, eventueel afgescheiden met akoestische wanden.

3. De Samenwerking-zone: Co-working/teamwork

Veel medewerkers geven de voorkeur aan fysieke contactmomenten als het gaat om samenwerken met collega’s. Daarbij is het de veronderstelling dat hoe meer medewerkers moeten samenwerken, hoe meer ze gebruik willen maken van het kantoor. Volgens de Leesman index, geeft 55 procent van de medewerkers aan dat met name samenwerken op kantoor beter gaat.

Zo zou een samenwerking-zone op kantoor goed toegepast worden om het uitwisselen van ideeën en overleg te bevorderen. Daarbij staat een dynamische en inspirerende omgeving centraal. De ruimte zou zo ingericht moeten worden dat de creativiteit en motivatie van medewerkers gestimuleerd wordt. Zo zouden dynamische zit-sta werkplekken en actieve zitoplossingen de ruimte geschikt kunnen maken voor flexibel gebruik. Verder kunnen akoestische panelen en wanden  worden toegepast bij het voorkomen van nagalm.

4. De Vergader-zone: Presenteren, vergaderen en brainstormen

In het afgelopen jaar heeft het virtueel vergaderen een vlucht genomen. Daarbij zijn de belangrijke ingrediënten voor succes: verbinding, actieve deelname en feedback.

Toch hebben de meeste medewerkers de voorkeur voor een fysieke vergadering. Uiteindelijk blijkt een ‘live’ overleg het meest effectief in bepaalde gevallen. Daarnaast zorgt het fysiek samenkomen in voor bruisende nieuwe ideeën, inspiratie en een goede samenwerking. Waar voorheen veel muren gebouwd werden voor vergaderruimtes of kantoren, vraagt de huidige tijd om meer flexibiliteit.

Zo kunnen meer kleine afsluitbare meeting ruimtes of boxen een uitkomst bieden. Daarnaast kan er gevarieerd worden met zittend en staand vergaderen.

De Werkplek strategie

Veel organisaties vragen zich af hoe zij een goede (hybride) werkplekstrategie voor de toekomst kunnen bepalen. Aangezien er steeds meer positieve ontwikkelingen zijn, lijkt er een beter toekomstbeeld te ontstaan over de rol van de kantooromgeving. Hierdoor willen steeds meer organisaties een beslissing gaan nemen. Zo zal er met name moeten worden gekeken naar de functies van het kantoor vs. die van de thuiswerkplek. Daarbij zal elke organisatie diverse soorten werkplekken willen aanbieden. Naar verwachting zal het kantoor grotendeels de functie van ontmoeting/vergaderen- en co-working krijgen. Tot slot, zal de thuiswerkplek voornamelijk geschikt moeten worden gemaakt voor de focus- en concentratie activiteiten.